E-Mail-Flut

Erster Arbeitstag: Flut an E-Mails bändigen

Wie Sie Ihre Urlaubsfrische erhalten

Von wegen urlaubsreif! Mit diesen Expertentipps arbeiten Sie den Berg an E-Mails nach Ihrem Urlaub ganz gelassen ab und können entspannt bleiben!

Typisches Szenario: Sie kommen frisch und bestens erholt aus dem Sommerurlaub zurück und öffnen am ersten Arbeitstag Ihr E-Mail-Postfach. Die E-Mails der letzten drei Wochen erschlagen Sie förmlich. Beim Aufrufen der Mails bekommen Sie vor Nervosität feuchte Hände: 200, 300, 400… Was?! Am liebsten würden Sie den Laptop gleich wieder zuklappen und nach Hause gehen. Und prompt sind Sie schon wieder urlaubsreif! Wie soll ich der Flut an E-Mails, die sich in Hunderten türmen, denn Herr werden? Wo soll ich anfangen? Wir zeigen Ihnen anhand kurzer Expertentipps, wie Sie beim Abarbeiten der vielen E-Mails gelassen bleiben und Ihre Urlaubsfrische auch über ein „Hallo! Da bin ich wieder.“ hinaus behalten.

1. Soft einsteigen

Für den Anfang empfiehlt es sich, den Posteingang einmal zu überfliegen und querzulesen. So können Sie Absender und Betreffzeilen scannen, die wichtigsten E-Mails herausfiltern und sich einen ersten Überblick verschaffen, was aktuell so alles anliegt. Wo steht das neue Projekt? Wer hat konkreten Handlungsbedarf? Gönnen Sie sich doch einen leckeren Kaffee dazu. So fällt der Einstieg in den Arbeitsalltag leichter.

2. E-Mails richtig vorsortieren

Ändern Sie am besten die im Postfach übliche Sortierung – E-Mails sind in der Regel nach ihrem Eingangsdatum aufgelistet. Sortieren Sie alle E-Mails nach dem Absender, denn häufig geht es beim gleichen Absender um dasselbe Thema. Gehen Sie nun chronologisch vor und öffnen Sie die aktuelleste E-Mail des jeweiligen Absenders zuerst. So bekommen Sie schnell einen Einblick über den neuesten Stand des Projektes und verpassen auch kein „Vielen Dank! Die Anfrage hat sich bereits erledigt!“.

Nun lohnt es sich weiter auszusortieren – am besten nach drei Kategorien:

1. Handlungsbedarf/Ich muss etwas tun.

2. kein Handlungsbedarf/Nichts Akutes, ich hebe die E-Mail auf.

3. Papierkorb

Befördern Sie am besten alle (irrelevanten) Newsletter, veralteten Google-Alerts und Informationen gleich in den Papierkorb. Meist fällt dadurch schon ein Viertel des E-Mail-Bergs weg. Noch ein Tipp: Auch können Sie sich E-Mails, wo Sie lediglich in Kopie (CC) stehen, separat anzeigen lassen und so unwichtige Dinge schneller aussortieren und löschen.

 

E-Mails

3. Prioritäten setzen

Nun sortieren Sie die E-Mails mit Handlungsbedarf in die Kategorien Aufgabe, Termin und Warten ein. Termin heißt, dass die Anweisung in der Mail zu einem bestimmten, also späteren Zeitpunkt fällig wird. Ein Beispiel wäre das Erstellen einer Präsentation für ein Kunden-Meeting im darauffolgenden Monat. Das Label „Warten“ erhalten alle E-Mails, bei denen der Zeitpunkt des Handlungsbedarfs noch nicht feststeht, also man von Zulieferungen anderer Kollegen noch abhängig ist, bevor das Projekt überhaupt angeschoben werden kann. Aufgabe bedeutet, dass man zeitnah etwas Konkretes für ein bestimmtes Projekt erledigen muss. Diese E-Mails haben für Sie die höchste Priorität. Und nun? Lesen und losarbeiten!

4. Die Frage des Timings

Wie lange kann ich mir eigentlich mit dem Beantworten aufgelaufener E-Mails Zeit lassen? Experten raten: ein Viertel des Urlaubs. Dies bedeutet nach einem ausgiebigen Sommerurlaub bis zu einer Woche, nach einem langen Wochenende ein Tag. Für mehr Luft: Lassen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz für den Urlaub doch noch ein, zwei Tage länger laufen. So verschaffen Sie sich etwas Zeit nach Ihrer Rückkehr und können Anfragen in Ruhe sortieren und beantworten, ohne gleich wieder Druck von allen Seiten zu bekommen.

Hier finden Sie ein paar Beipsiele für Abwesenheitsnotizen für Ihre nächste Auszeit – natürlich auch weniger ernst gemeinte. Unser Favorit dabei ist:

„Sie erhalten diese automatische Benachrichtigung, weil ich gerade nicht im Büro bin. Wäre ich da, stünden die Chancen gut, dass Sie gar keine Antwort erhalten würden.“ (via Dailytenminutes)

Na dann, fröhliches Wegsortieren!

 



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