Beruf, Kindererziehung, Haushalt. Wer das alles unter einen Hut bringen möchte, braucht einen guten Zeitplan. Das sogenannte Timeboxing kann helfen, sich die Zeit besser einzuteilen und sogar in weniger Zeit mehr zu schaffen und produktiver zu sein. Die Idee dahinter ist simpel und fordert lediglich ein wenig Disziplin, um sich wirklich an die Zeitfenster zu halten.
Timeboxing – Was ist das?
Timeboxing ist eine Technik der Projektplanung bzw. Methode des Zeitmanagements. Es soll die Produktivität steigern und dazu beitragen, dass Sie Ihre Tage besser planen und gestalten. Die Idee: klar festgelegte Zeitfenster – also „time boxes“ – für die jegliche To-dos, Aufgaben und Projekte im Kalender erstellen. Statt unüberlegt loszulegen und mit der Arbeit zu beginnen, wird durch das Timeboxing eine klare Planung und Struktur geschaffen, die zeigt, wann und wie lange welche Teilaufgabe erledigt wird.
Selbstorganisation im Alltag
Beim bevorstehenden Umzug, dem längst überfälligen Hausputz oder der Vorbereitung des Kindergeburtstags können ruhig mehrere Tage für die Planung und Klärung organisatorischer Fragen festgelegt werden. Anschließend folgen verschiedene Zeitfenster für die Umsetzung der vielen To-dos, bevor abschließend noch einmal ein Tag für die Kontrolle eingeplant wird (z.B. im Fall des Kindergeburtstags). Auch wer das Timeboxing im Job im täglichen Arbeitsalltag anwendet, profitiert. Denn gut strukturierte Tagesabläufe machen es Ihnen leichter, rechtzeitig mit den geplanten Aufgaben fertig zu werden und pünktlich das Büro zu verlassen, um beispielsweise die Kinder von der Kita abzuholen.
So geht’s
Zeitboxen rechtzeitig erstellen
Fangen Sie mit der Einteilung Ihrer Zeitboxen frühzeitig an. Erstellen Sie so viele Zeitfenster, wie Sie für das Projekt bzw. die Aufgabe benötigen und setzen Sie für jede Teilaufgabe den zeitlichen Rahmen bereits im Vorfeld fest. So können Sie sich wirklich auf die einzelnen Aufgaben innerhalb der Fenster konzentrieren und müssen sich nicht mehr mit der Planung weiterer Timeboxes beschäftigen.
Den Plan einhalten
Die größte Schwierigkeit beim Timeboxing besteht in der notwendigen Disziplin, sich nicht ablenken zu lassen, die Zeitfenster einzuhalten und auch wirklich zur geplanten Zeit an den Aufgaben zu arbeiten. Machen Sie keine Ausnahmen und trainieren Sie, die Vorgaben wirklich zu berücksichtigen.
Zeitfenster konkret benennen
Die besten Ergebnisse erzielen Sie beim Timeboxing, wenn die Zeitfenster möglichst genau geplant werden. Dabei geht es nicht nur um die konkrete Zeitangabe, sondern vor allem um die Benennung der Aufgaben. Nichtssagende Titel wie „Erledigung der To-dos“ verleiten dazu, das Ziel nicht einzuhalten. Gehen Sie bei der Planung wirklich ins Detail und halten Sie fest, was genau Sie in einer Zeitbox erledigen möchten. Bei unserem Beispiel: Erstellung der Geburtstagseinladungen, Besorgung der Getränke etc.
Fazit
Timeboxing ist eine gute Methode, um effektiv und produktiv zu arbeiten. Die Planung im Vorfeld hilft dabei, den Überblick über das Projekt zu behalten. Außerdem geht man mit gesteigerter Konzentration an die Aufgaben heran und springt nicht ständig zwischen verschiedenen To-Dos hin und her. Probieren Sie es aus!