Sollten Sie sich für das Arbeiten auf Rechnungsbasis entschieden haben – eine andere Möglichkeit wäre z.B. der Minijob, müssen Sie spätestens nach Erbringen der ersten Dienstleistung Ihrem Auftraggeber eine Rechnung stellen. Wir haben zusammengefasst, was für die Rechnungsstellung von Bedeutung ist und welche Angaben unbedingt in einer Rechnung auftauchen müssen.
Generelle Infos zur Rechnungsstellung
Eine Rechnung ist laut dem Portal Für-Gründer.de „ein Dokument, mit dem ein Unternehmer eine Lieferung oder eine erbrachte Dienstleistung abrechnet. Mit der Rechnungsstellung entsteht für Unternehmen und Rechnungsaussteller ein Zahlungsanspruch und eine Forderung gegenüber seinem Kunden. Gleichzeitig entsteht mit der Rechnungsstellung eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt in Höhe der Umsatzsteuer, die in der Rechnung enthalten ist.“ Ihre Rechnung ist also ein Beleg für den Anspruch auf Zahlung eines Entgeltes für eine von Ihnen erbrachte Leistung, aber auch eine Verpflichtung, Steuern zu zahlen – außer Sie fallen unter die Kleinunternehmerregelung.
An Unternehmen müssen Sie Ihre Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung stellen, für Rechnungen an Privatpersonen (Familien, Haushalte etc.) gibt es i.d.R. keine Fristen – außer wenn es sich um Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück handelt. Rechnungen können (hand)schriftlich oder digital erstellt und verschickt werden – sie bedürfen keiner handschriftlichen Unterschrift. Wichtig: Jegliche Rechnungen müssen per Gesetz mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden.
Die Must-haves einer Rechnung
Alle Vorgaben für eine ordentliche Rechnung sind im Paragraph 14 des deutschen Umsatzsteuergesetzes geregelt (§ 14 Abs. 4 UStG). Wir haben diese notwendigen Angaben für Sie in einer Liste zusammengefasst. Auf die Rechnung gehören:
- Ihr kompletter Name & Ihre Anschrift (leistender Unternehmer)
- der komplette Name & Anschrift des Leistungsempfängers (Auftraggeber, Privatperson, Familie, Kunde)
- Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- das Ausstellungsdatum der Rechnung
- die Rechnungsnummer: Diese sollte fortlaufend und einmalig vergeben werden und möglichst aus einer bzw. mehreren Zahlenreihen bestehen.
- der Umfang (Stunden) & die Art der gelieferten Leistung (bei Dingen: Anzahl & Bezeichnung)
- der Zeitpunkt der erbrachten Lieferung/Leistung
- eine Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen und ggf. Steuerbefreiungen für die Lieferung/Leistung (§ 10 UStG)
- im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (Skonto, Rabatte)
- der Rechnungsbetrag, inkl. des Nettobetrags, Umsatzsteuersatzes & der Höhe des Steuerbetrags
- bei Steuerbefreiung: Hinweis auf die Steuerbefreiung, z.B. durch Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG
- bei Leistungen in Zusammenhang mit einem Gebäude oder Grundstück: Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG)
Über die gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsbestandteile hinaus sollten Sie natürlich unbedingt Ihre Bankverbindung, Ihre Kontaktdaten sowie die Zahlungsweise und -frist angeben, damit Sie Ihr Geld auch entsprechend zeitnah erhalten. Sollten Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen wollen (Umsatz < 17.500 Euro im Jahr), genügt ein einfacher Hinweis darauf, z.B.: Diese Rechnung ist gemäß § 19 (1) UStG zur Besteuerung der Kleinunternehmer umsatzsteuerbefreit.
Unser Tipp: Lassen Sie doch Ihr Rechnungsmuster einmalig von Ihrem Steuerberater prüfen. Auf diese Weise gehen Sie sicher, dass alle notwendigen Angaben enthalten sind, Sie keinerlei Probleme mit dem Finanzamt bekommen oder die Rechnung sogar erneut schreiben müssen.
